Helsinki EU Office hakee riveihinsä Brysseliin Office Manageria
Helsinki EU Office hakee riveihinsä Brysseliin Office Manageria määräaikaiseen työsuhteeseen. Työsuhde alkaa 8. tammikuuta 2023 tai sopimuksen mukaan ja päättyy 31.12.2025. Määräaikaisuuden peruste on sijaisuus.
Monipuolinen tehtävänkuva koostuu seuraavista kokonaisuuksista:
1. Taloushallinto ja budjetin seuranta (40 %)
2. Tapahtumajärjestely ja toimiston käytännönasiat (30 %)
3. Johdon tuki & viestintä (30 %)
Office Manager vastaa toimiston taloushallinnosta ja budjetin seurannasta toimiston johdon välittömässä ohjauksessa. Taloushallinto- ja budjetin seuranta -kokonaisuuteen kuuluu mm. avustaminen budjettiarvion laatimisessa, budjetin seuranta, toimiston laskujen ja kassakirjanpitojen hallinnointi, sopimusten käsittely sekä muut vaihtuvat taloushallinnon vastuulliset tehtävät.
Taloushallintotehtävien lisäksi Office Manager avustaa toimistoa tapahtumajärjestelyissä ja on vastuussa toimiston käytännönasioiden hallinnoinnista. Tapahtumajärjestely ja toimiston käytännönasiat -osioon kuuluu mm. vierailuryhmien ja tapahtumien käytännönjärjestelyt ja tekninen toteutus, toimiston päivittäiseen toimintaan ja ylläpitoon liittyvät tehtävät (esim. tarvike- ja materiaalitilaukset) sekä toimiston vuokrasuhteeseen liittyvien asioiden hallinnointi.
Office Manager tukee lisäksi Helsinki EU Officen johtajaa toimiston arjen pyörittämisessä. Tämä osio sisältää mm. tiimin koordinointia, johdon viestintämateriaalien rakentamista (esim. esityspohjat, kokousmateriaalien valmistelu ja kokousmuistioiden laatiminen) sekä muita vaihtuvia sisäisen ja ulkoisen viestinnän tehtäviä.
Toivomme, että olet tiimityöhön tottunut kokenut hallintotyön osaaja ja olet sitoutunut työskentelemään kansainvälisessä ympäristössä. Erinomainen suomen ja englannin kielen taito on välttämätön, muu kielitaito, erityisesti ranskan kieli, luetaan eduksi. Relevantti kokemus Brysselistä ja Belgian hallintoviidakon tuntemisesta lasketaan myös eduksi. Tehtävään valitulta edellytetään alempaa korkeakoulututkintoa ja aiempaa kokemusta vastaavista tehtävistä.
Office Managerin tehtäviin kuuluu lisäksi muita esihenkilön määräämiä tehtäviä. Työnkuvaa rakennetaan yhdessä valitun kanssa.
Arvostamme:
– Monipuolista kokemusta erilaisista hallinnon tehtävistä
– Järjestelmällistä työotetta
– Erinomaista suomen kielen kirjallista ja suullista ilmaisua
– Sujuvaa englannin kielen taitoa, ranskan kielen taito katsotaan eduksi
– Hyviä tietoteknisiä valmiuksia
– Kehittämistaitoja
Tehtävässä noudatetaan kuuden kuukauden koeaikaa. Valitun on esitettävä hyväksyttävä todistus terveydentilastaan.
Tehtävän palkkaus määräytyy KVTES:n sekä Uudenmaan liiton palkkausjärjestelmän mukaisesti ja koostuu tehtäväkohtaisesta palkasta (3410,01 €/kk), ulkomaanlisästä ja mahdollisesta työkokemuslisästä.
Lisätietoja tehtävästä antaa:
Janne Leino
johtaja
+32 4755 30 223
janne.leino@helsinki.eu
Pyydämme jättämään hakemukset sähköisesti Kuntarekry-järjestelmään(siirryt toiseen palveluun). Hakemusten tulee olla jätetty 13.11.2023 klo 9.00 (Suomen aikaa).